Esenciales para el funcionamiento de la entidad y que por su contenido informativo, testimonial y probatorio garantiza el conocimiento de las funciones y actividades de la misma aun después de su cierre, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Son los que responden a la función directa de la oficina que los produce. Ej. Una función del grupo Carretero es ejercer el control y supervisión de un contrato de concesión, por lo tanto todos los documentos resultado del contrato son documentos sustantivos.